10 conseils pour réussir son événement digital 🎥
Ces dernières années, beaucoup d’entreprises ont souffert du rythme imposé par le télétravail, par les longues visioconférences et les échanges digitalisés. C’est pour éviter ce genre de routine qu’au sein de l’écosystème LOCOMOTIV’ nous avons décidé de proposer de nouveaux services afin de venir en aide aux entreprises touchées. Un événement digital peut être organisé dans des lieux spécialisés afin de dynamiser les échanges dans le cadre du télétravail. L’événementiel à distance c’est possible !
Qu'est ce qu'un événement digital ?
En quelques mots, un évènement digital c’est un rassemblement de personnes qui s’effectue par le biais d’outils digitaux. Ces personnes vivent une expérience inédite en live à distance, depuis chez elles ou en physique. Ce type de format s’est développé récemment dans le secteur de l’événementiel et de la communication, en réaction à la crise sanitaire. L’organisation d’un événement digital facilite l’interaction entre les interlocuteurs en proposant à ces derniers une forme plus ludique et dynamique que les visioconférences classiques. Cette pratique événementielle à pour but de réunir les membres d’une équipe ou même 300 personnes à travers des événements numériques.
Certaines entreprises ont choisi d’organiser des évènements digitaux innovants afin de sortir d’une routine due au télétravail. Ces entreprises font parfois appel à des studios de tournages vidéo, dans le but de mieux captiver son auditoire, d’impliquer davantage les participants et de mieux faire retenir les messages véhiculés. Ces évènements organisés par des professionnels sont flexibles et s’adaptent aux besoins et aux attentes de chaque entreprise.
Les entreprises font appel à ces formats pour des évènements :
- de formation et masterclass
- d’intégration (team building, séminaire digital, rencontre virtuel)
- de management
- de direction (convention digitale)
- d’information (conférence en ligne)
Un nouveau format pour dynamiser vos échanges à distance
Les conditions actuelles ont nettement bouleversé les habitudes au travail. C’est notamment le cas dans le secteur de l’événementiel et dans les relations humaines plus généralement. Depuis, certaines entreprises ont su s’adapter et innover en faisant face aux contraintes actuelles.
Pour redonner vie à vos interactions, sortir d’une routine avec vos collaborateurs, ce nouveau format d’évènements numériques est très efficace. En effet, il permet de dynamiser vos échanges en apportant de l’originalité et de la qualité lors de vos réunions digitales.
Le plateau TV : un outil idéal pour organiser un évènement digital en ligne
La location d’un plateau télé est une solution innovante et intéressante qui remplace le format classique des visioconférences. C’est un studio vidéo aménagé par des professionnels qui répond aux besoins précis des entreprises en s’adaptant à leurs souhaits. LOCOSTUDIO propose ce type de services grâce aux triple écrans UHD personnalisables, éclairage et projection à vos couleurs, mobilier modulable, en faisant un studio à votre image. Ce plateau peut accueillir 4 à 5 intervenants, et s’aménage selon vos souhaits. Le studio dispose de matériel professionnel : caméras, lumières et micros. Tout est mis à votre disposition pour enregistrer des vidéos professionnelles et de qualité. Vous serez encadrés par une équipe de professionnels de l’audiovisuel composée d’un directeur de production, d’un régisseur technique, d’un réalisateur et d’un ingénieur du son. Toute la partie technique est prise en charge, vous n’avez donc qu’à vous soucier de votre prestation orale.
1 - Organisez un événement digital qui vous ressemble
Se renouveler est une bonne chose, mais il ne faut pas oublier qui on représente. Lors de ces nouveaux types d’événement, il est important de garder en tête les valeurs de l’entreprise, ses objectifs et ses enjeux. Les studios de tournage proposent des prestations sur mesure, avec des adaptations en fonction de la demande des clients. Le plateau tv LOCOSTUDIO s’adapte à votre demande et vous offre l’opportunité de décorer le plateau télé à l’image de votre entreprise.
2 - Imaginez qu’il s’agisse d’un événement et non d’une visioconférence classique
Pour ne pas reproduire le schéma classique d’une réunion en visioconférence, mettez vous dans la peau d’un personnage. Celui-ci doit vous ressembler, doit être dynamique et à l’image de l’entreprise. Il faut prendre conscience qu’il s’agit d’un réel événement qui veut moderniser les réunions classiques. Il faut donc donner une forme à ce type de réunions par la création d’une mise en scène ou par l’attribution de rôles par exemple. Vos participants ne doivent pas se sentir dans une réunion banale : ils doivent être captivés par la forme comme le fond de l’évènement digital. Ainsi, préparer le fond de votre réunion digitale est essentiel : choisissez vos arguments à l’avance, anticipez les potentielles questions, élaborez l’ordre de vos idées…
3 - Appuyez-vous sur une personne extérieure pour animer votre évènement
Lorsque vous animez votre événement sur notre plateau tv, vous vous recentrer sur ce que vous avez à dire et non sur l’organisation et la mise en place des évènements. Faites confiance aux équipes professionnelles de l’audiovisuel qui vous encadrent et concentrez-vous sur votre présentation orale. Vous serez donc focalisé seulement sur vous, et vous n’aurez pas à gérer la partie technique de l’évènement ainsi que l’organisation.
4 - Soyez professionnel, utilisez du matériel de qualité
En utilisant du matériel de qualité de diffusion, comme le matériel qui est fourni dans notre studio vidéo professionnel LOCOSTUDIO, vous gagnez en crédibilité et en professionnalisme. Ce matériel vidéo de qualité rendra vos réunions ou conférences en ligne plus qualitatives et vous donnera la réelle opportunité de vous exprimer auprès de vos équipes sous une nouvelle forme.
5 - Rappelez-vous de vos interlocuteurs
Malgré le fait que vous soyez derrière des caméras, il ne faut pas oublier que vous êtes en direct et que des personnes vous écoutent. Vous ne devez pas rester focalisé sur votre discours : interagissez avec les participants de la réunion, faites vivre la réunion en posant des questions ou en répondant à celles posées. Si vous êtes plusieurs sur le plateau télé, répartissez vous le temps de parole afin de faire vivre la réunion. Interagissez entre vous, rendez la scène vivante. N’hésiter pas à suivre une formation de média training pour parfaire votre prise de parole en public.
C’est un des atouts des évènements digitaux : le dynamisme des échanges.
6 - Créez une ambiance qui vous correspond
Ne sortez pas du cadre professionnel de votre entreprise. Si cette intervention sort de vos habitudes et de vos rituels, vos collaborateurs pourraient se sentir perdus voire déboussolés. Respectez les valeurs de votre entreprise et l’image qu’elle véhicule. Créez un environnement qui est familier à vos interlocuteurs pour ne pas provoquer un changement trop brusque. Suivez les couleurs de votre entreprise afin de mener une réunion digitale qui vous ressemble.
7 - Ne focalisez pas uniquement sur le digital
Même si cette intervention reste virtuelle, ne vous focalisez pas sur les écrans et les caméras. Soyez naturels, comme si vous participiez à une réunion classique. Les participants de cette réunion doivent se sentir concernés et impliqués. Préparez vos supports numériques mais prévoyez aussi des fiches papier. Le fait de ne pas réaliser une réunion en visio “classique” peut se faire grâce à la diversification des supports. Vous pouvez préparer des supports papier tels que des images, graphiques, photos pour illustrer vos propos ou utiliser simplement une tablette tactile.
8 - Communiquez sur cet événement digital
Informez vos interlocuteurs de la raison de cet événement digital et du contenu de celui-ci. Indiquez leur par mail la date, l’heure, le lien de la réunion virtuelle et la raison de cet évènement. Si c’est la première fois que vous organisez un événement de cette forme, expliquez la raison de ce changement : besoin de dynamiser l’entreprise; annonce d’une nouvelle ou d’un changement important; … Vous devez convaincre vos interlocuteurs que ce changement de format a un but, une raison.
9 - Ciblez la thématique de votre séminaire digital
Ne vous éparpillez pas, restez concentré sur la thématique initiale de votre évènement.
Un évènement digital se doit d’être clair et organisé pour ne pas perdre vos interlocuteurs. N’essayez pas de regrouper plusieurs sujets lors d’une prise de parole. Ce type de réunion est peut-être un nouveau format pour les participants, soyez donc clairs et expliquez leur le but de cette intervention. Ne divaguez pas sur d’autres sujets que ceux prévus à l’origine.
10 - Louez un plateau TV pour réussir votre événement digital
Si votre entreprise a besoin de nouveautés ou de dynamiser ses échanges, vous pourriez faire découvrir à vos collaborateurs une expérience originale et professionnelle par le biais du digital en tournant sur notre plateau TV à Bordeaux, situé à 2 heures de Paris. Découvrez une tout autre ambiance et appréciez vos échanges avec vos collègues, même dans le cadre du télétravail. La location de notre plateau TV permet de diffuser en direct sur la plateforme de votre choix une expérience digitale unique. L’équipe de notre agence digitale vous accompagne de A à Z pour mettre en place un événement digital en direct clé en main.